Steigende Fixkostenproblematik? Kosten senken & Liquidität sichern!

Eine Zunahme der Automatisierung, die Wünsche der Kunden nach mehr Produktvielfalt, beratungsintensivere Produkte oder die gestiegenen Anforderungen an die Verwaltung. Die Ursachen für steigende Fixkosten sind zahlreich.

 

Ein bedeutsamer Punkt, um unnötige Ausgaben zu reduzieren und die Liquidität zu sichern ist das Thema Kostensenkung. Nicht erst in wirtschaftlich schlechten Zeiten sollte dieses Thema umgesetzt werden, vielmehr muss es ein fester Bestandteil der Unternehmenskultur sein und regelmäßig erfolgen. Die dauerhafte Kostenkontrolle ist notwendig, da fixe Kosten sich nicht ad hoc senken lassen. Oft sind Fixkostensenkungen mit Änderungen in der Arbeitsweise oder Umstrukturierungen verbunden.

 

Spätestens in den aktuell volatilen Zeiten von Corona und einer aufkommenden Rezession sollte gehandelt werden, um Kosten zu senken und Liquidität zu sichern.

 

Doch was sind Fixkosten?

Fixkosten sind immer wiederkehrende Aufwendungen, die nicht beliebig gekürzt werden können, weil verschiedene Abhängigkeiten bestehen.

 

Typische Arten von Fixkosten sind:

 

• Mieten

• Abschreibungen

• Kosten für den Fuhrpark

• IT-Kosten • Versicherungskosten

• Energiekosten

• Sonstige Kosten

 

Der Fixkostenanteil nimmt in fast allen Unternehmen kontinuierlich zu, auch in klassischen Produktions-, Handwerks- oder Handelsunternehmen. Eine umso größere Herausforderung wird es künftig, Kosten zu senken.

 

Beim Thema Kostensenkung denken viele Firmenchefs zunächst an das klassische Einsparen von beispielsweise Bürobedarf, Energie oder Fertigungsmaterial. Wirksames Kostensenken aber sollte mit ausgewählten betriebswirtschaftlichen Instrumenten wie der Wertanalyse erfolgen. Die Aufgabe besteht nicht nur darin, aktuell überhöhte Kosten zu reduzieren, sondern bereits im Vorfeld hohe Kosten zu vermeiden.

 

Für das Erreichen einer wirksamen Kostensenkung gelten drei Leitsätze.

 

1. Es darf keine Tabus geben ,

2. Alle im Unternehmen machen mit

3. Alle Kosten sind beeinflussbar

 

Anstelle von spontanen, unkontrollierten „Sparmaßnahmen“, sollte der Unternehmer die wirklich kostentreibenden Faktoren kennen!

Gern kümmert man sich sofort um Einsparungen beim Büromaterial (was meist kaum was bringt), statt festzustellen, ob es nicht vielleicht die Vielzahl unnötiger Produktvarianten oder ineffiziente interne Abläufe sind, welche die Kosten hochtreiben. Die nächste Aufgabe besteht darin, festzustellen, wie hoch die Einsparungspotenziale sind. Lohnt sich der Aufwand, der auch Unruhe ins Unternehmen bringen kann? Sinnvoll ist die Festlegung einer konkreten Größenordnung, beispielsweise „Senkung der Fertigungskosten um drei Prozent“.

 

Um diese Kostensenkungen aber näher zu definieren, bedarf es folgenden 5 Schritten.

 

1. Fixkostenanalyse

2. Festlegung der zu senkenden Kosten

3. Realistische Ziele setzen

4. Ständige Kontrolle

5. Kostensteigerungen vorbeugen

 

Kostensteigerungen kann man mittels strategischem Ansatz vorbeugen und muss nicht zu überstürzten Sparanstrengungen als „Notfallmaßnahme“ greifen. Stattdessen versucht das Unternehmen, seine Kosten strategisch zu beeinflussen, beispielsweise durch

 

• Bereinigung der Produktpalette

• Vernetzung von Konstruktion, Projekt- oder Produktionsplanung

• Wertanalysen • Produktivzeiten und Kapazitäten

Beispiel 1: Bereinigung der Produktpalette

Produkte die nicht einmal ihre Kosten einfahren sollten eliminiert werden. Entscheidungskriterium ist hierbei der Deckungsbeitrag ( Preis – variable Kosten ). Eliminiert man Produkte mit negativem Deckungsbeitrag, spart man sich die variablen Kosten und erhöht so das Ergebnis.  

Beispiel 2: Verneetzung von Konstruktion-, Projekt- oder Produktplanung

Die Erfahrung zeigt, dass in der Produktionsphase die Kosten nur noch in geringem Maße beeinflusst werden können.

 

In der Konstruktionsphase werden häufig bereits 70 Prozent der späteren Kosten festgelegt, 20 Prozent in der Produktionsplanung und lediglich zehn Prozent sind dann noch in der Produktion zu beeinflussen.

 

Um unnötige Kosten zu vermeiden, gilt es kritisch zu begutachten, wo man strategisch Kosten reduzieren oder vermeiden kann.

Kosten können durch Vernetzung von Konstruktion, Planung und Produktion / Baustelle mittels Software, ERP-System oder digitaler Arbeitsmittel reduziert werden.

 

Auch die Qualität der Mitarbeiter oder der externen Partner kann zu Kostensenkungen und vermindertem Arbeitsaufwand führen. Begutachten sie einmal kritisch den Entstehungsprozess in Unternehmen vom Angebot bis zum fertiggestellten Auftrag und suchen sie nach Optimierungspotentialen.

Beispiel 3: Fixkostenanalyse kombiniert mit einer Wertanalyse

Betrachten Sie zunächst alle Fixkostenarten und ihre Höhe genauer. Erstellen Sie dazu eine Übersicht, in der Sie sowohl die Fixkosten als auch deren Volumen des aktuellen Jahres und mindestens der zwei Vorjahre auflisten. Haben Sie sehr viele Kostenarten, können Sie mehrere Positionen zu einem Block zusammen fassen. (Bspw. Strom, Gas- und Wasserkosten zu Energiekosten) Gleichzeitig sollten Sie den prozentualen Anteil jeder Kostenart am Gesamtvolumen der Fixkosten ausweisen. Dann erkennen Sie die Anteile einzelner Kostenarten oder -blöcke. Der Vergleich mit den Vorjahren zeigt Ihnen, wo Kosten besonders stark gestiegen sind. Erst durch die genaue Auflistung erhalten Sie den Überblick, wo Sie Kosten senken können.

Haben sie die größten Werttreiber und Fixkostenblöke identifiziert, können Sie mittels Wertanalyse tiefer in die Analyse einsteigen.

Wertanalysen helfen ihnen bei der gezielten Suche nach Sparpotenzialen.

 

Fragen der Wertanalyse sind:

 

• Können geplante Leistungen/Funktionen mit weniger Kosten erbracht werden?

• Sind geplante Leistungen/Funktionen überhaupt notwendig?

• Wird Geld für Dinge ausgegeben, die nicht wertschöpfend sind?

 

Die Wertanalyse listet Tätigkeiten und Kosten auf und hinterfragt dann kritisch deren Wirtschaftlichkeit beziehungsweise Nützlichkeit.

Am Beispiel der allgemeinen Verwaltungskosten lassen sich mittels der Wertanalyse schnell Maßnahmen ableiten. Welche Leistungen aus dem genannten Bereich sind in welchem Umfang notwendig und wie viel Kosten können eingespart werden.

 

In diesem Beispiel, lassen sich die Kosten deutlich senken.

 

Die Postverteilung wird abgeschafft und ein einheitliches Postsystem integriert, mit Selbstabholung. Kostenersparnis 5.000 €

 

Die Putzarbeiten werden fremd vergeben und die Fahrdienste von Dienstleistern wieder zurück ins Haus geholt und die Fahrdienste mit Teilzeitkräften bestückt.

Kostenersparnis im Bereich Putzarbeiten 5.000 € und im Bereich Fahrdienste 4.000 €.

 

Insgesamt lassen sich in diesem Bereich 14.000 € oder 12,7% einsparen. Wenn sie ihre größten Kostenblöcke oder jene Kosten mit dem größten Steigerungswert kritisch unter die Lupe nehmen, finden sie Kosten, welche sie nachhaltig senken können.

 

Oft führen Kostensenkungsmaßnahmen auch zu notwendigen und überfälligen Prozessoptimierungen. Eine Win-Win Situation also für sie und ihren Betrieb. 

Beispiel 4: Produktivzeiten & Kapazitäten

Wenn sie mit kritischen Augen durch ihr Unternehmen gehen, kann es ihnen passieren, dass sie Maschinen oder Mitarbeiter vorfinden, welche nicht optimal ausgelastet sind oder über zu wenig Gesamtauslastung verfügen. Auch im Bau- und Handwerksbereich kann es leicht vorkommen, dass Mitarbeiter zu wenig Produktivstunden erwirtschaften.

 

Mangelnde Auslastung und Leerkapazitäten haben zwei Effekte.

 

Zum einen steigt der Stunden- oder Maschinensatz deutlich, aufgrund der Fixkostenbelastung und zum anderen werden unnötige Kosten in Form von Personal- und maschinenbezogenen Fixkosten produziert.

 

Um solche Umstände weitestgehend zu vermeiden, ist es notwendig, Produktivzeiten für Maschinen und Mitarbeiter zu erfassen.

Des Weiteren bietet es sich an, Maschinen und Anlagen zu leasen statt zu kaufen, auf Fremdleister zurückzugreifen, wenn Kapazitätsspitzen drohen, statt eigenes Personal kostenintensiv vorrätig zu halten.

 

Wenn kein Abbau von Leerkapazitäten möglich ist, muss die Aufgabe lauten, wie aus Leerkosten Nutzkosten gemacht werden können.

Wie bereits oben erwähnt, ist ein erfolgreiches Kostenmanagement Aufgabe des gesamten Betriebes. Hierzu zählen allerdings nicht nur die Einhaltung von Maßnahmen, sondern auch das Generieren von Vorschlägen durch die Mitarbeiter. Anreizsysteme können Mitarbeiter dazu animieren, Vorschläge für Kostensenkungen einzureichen und umzusetzen.

 

Prämiert werden können Vorschläge zur Verbesserung interner Abläufe, zur Verbesserung von Produktionsverfahren oder Baustellenabläufen oder zur Senkung von Ausschussquoten. Nutzen sie hier die Expertise ihrer Mitarbeiter. Unter dem Motto „Gemeinsam Kostenziele erreichen“ lassen sich die gewählten Maßnahmen schneller und effizienter umsetzen. Eine verbesserte Umsetzung wird allein durch die offene und transparente Kommunikation und die Einbindung der Mitarbeiter erreicht, da diese sich nicht überrumpelt fühlen, sondern in die Prozesse mit eingebunden werden.

 

Um die beschlossenen Kostensenkungsmaßnahmen umzusetzen, müssen mittelständische Betriebe Verantwortlichkeiten bestimmen und Aufgaben delegieren. Je kleiner der Betrieb, desto schwieriger, da die Aufgaben meist am Unternehmer hängen bleiben. Versuchen sie dennoch Verantwortlichkeiten zu schaffen und ihre Mitarbeiter einzubeziehen, auch wenn ihr Betrieb „klein“ ist. Führen sie regelmäßige (bspw. wöchentliche oder monatliche) Gesprächsrunden ein und lassen sich über die Maßnahmenumsetzung unterrichten und besprechen sie weitere Schritte mit den Mitarbeitern. Solche Gespräche dauern nicht lang und lassen sich an Baustellen- oder Produktionsbesprechungen anknüpfen. Wichtig ist ein fester, wiederkehrender Turnus.